Deel 1 — Beschrijving van de interface

1. Overzicht van de interface

De beheerinterface van ShootLog bestaat uit twee hoofdzones:

• De bovenste navigatiebalk — toont de clubnaam, snelkoppelingsiconen en het gebruikersmenu.
• Het linker zijmenu — navigatie tussen de hoofdsecties van de applicatie.

Bovenste navigatiebalk

De iconen rechtsboven geven toegang tot de transversale functies:

• ✉ Communicatie — interne berichtenbox, e-mails verzenden naar leden, berichtengeschiedenis.
• ▪ Ledenkaarten — afdrukmandje met geselecteerde ledenkaarten. De rode badge toont het aantal kaarten in de wachtrij.
• ⚡ Snelkoppelingen — snel nieuw lid, bezoeker of eendagsschutter aanmaken; dagrapport afdrukken.
• 👤 Gebruiker — naam van de ingelogde gebruiker, wachtwoord wijzigen, uitloggen.

Zijmenu

2. Startscherm

Het startscherm biedt een realtime overzicht van de activiteit op de schietstand. Het is opgedeeld in vier zones:

• 1 Samenvatting dag — toont: de status van de ledeninterface (toegankelijk / vergrendeld), aantal monitoren in dienst, totaal aantal sessies vandaag, aantal actieve schutters op dit moment, aantal leden in gebreke op de stand, tijdstip van de laatste sessie, gemiddelde duur van een sessie, datum van de laatste manuele back-up.
• 2 Lopende sessies — lijst van openstaande schietstandsessies met naam, aankomsttijd, duur en gebruikt wapen. Leden in gebreke verschijnen in het rood. De knop Afsluiten sluit een sessie manueel. De knop Alles afsluiten sluit alle open sessies.
• 3 Bezoekersfrequentie — lijndiagram met de maandfrequentie (rood) en de dagfrequentie (groen).
• 4 Gebruikte wapens vandaag — ringdiagram met de verdeling van de gebruikte wapens vandaag.

3. Leden (schutters)

De pagina Schutters > Leden toont alle ingeschreven leden. U kunt er een nieuw lid aanmaken, een bestaand lid opzoeken en de ledenfiche openen.

• 1 Ledentabel — toont identificatienummer, voornaam, naam en het sleutelwoord voor de bijdrage. Leden in gebreke worden in het rood weergegeven.
• 2 Knop Nieuw lid — opent een lege fiche voor een nieuw lid.
• 3 Snelzoeken — filtert direct op nummer, voornaam, naam of bijdragesleutelwoord.
• 4 Knop Bekijken/bewerken — opent de fiche van het geselecteerde lid.

Onderaan de pagina zijn vier samenvattingsrapporten beschikbaar:

4. Ledenfiche

De ledenfiche bestaat uit drie delen:

Deel 1 — Samenvatting

Een snel overzicht van de belangrijkste gegevens van het lid:

• 1 Identiteit — foto, naam, voornaam, lidnummer, inschrijvingsdatum, aantal wapens, datum laatste bezoek.
• 2 Wapens dit jaar — ringdiagram van de gebruikte wapens dit jaar, met het totaal aantal sessies.
• 3 Administratieve status — overzicht van de verplichtingen van het lid: bijdrage, medisch certificaat, CGB, voorlopige SBS, definitieve SBS. Elk item toont OK, n/v of de vervaldatum.

Deel 2 — Toegangsknoppen

• 4 Wapen(s) van dit lid — beheert de lijst met wapens die aan het lid zijn gekoppeld voor een gepersonaliseerde selectie bij de terminal.
• 5 Statistieken van dit lid — frequentiegrafieken (per wapen, maandelijks, jaarlijks).
• 6 Rapporten / attesten van dit lid — bezoekgeschiedenis met mogelijkheid om een aanwezigheidsattest af te drukken.

Deel 3 — Bewerken

Het onderste deel laat toe alle gegevens van het lid te wijzigen:

• 7 Identiteit — naam, voornaam, rijksregisternummer, nationaliteit, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, gemeente, land, taal. Met eID-knop voor automatische import.
• 8 Contactgegevens — e-mailadres, gsm-nummer, vast telefoonnummer.
• 9 Extra's — communicatiebericht (getoond bij identificatie op de terminal), interne notities.
• 10 Profiel — lidnummer, monitorprofiel (Ja/Nee), rol, bijdragesleutelwoord, CGB-certificaat, medisch certificaat.
• 11 Federatie — federatienummer, geldigheid, bordereau, SBS-status (voorlopig / definitief).

4a. Wapens van een lid

Toegankelijk via de knop Wapen(s) van dit lid (knop nr. 4 van de fiche). Op deze pagina bepaalt u welke wapens aan het lid zijn gekoppeld. Bij identificatie op de terminal worden alleen deze wapens aangeboden (als deze optie is ingeschakeld in de instellingen).

U kunt:

• Een wapen toevoegen via de keuzelijst en klikken op Toevoegen.
• Een gekoppeld wapen verwijderen via het verwijdericoon.

4b. Statistieken van een lid

Toegankelijk via de knop Statistieken van dit lid (knop nr. 5). Toont drie grafieken:

• 1 Wapens dit jaar — ringdiagram met het totaal aantal bezoeken.
• 2 Maandelijkse frequentie — staafdiagram van bezoeken per maand voor het lopende jaar.
• 3 Jaarlijkse bezoeken — staafdiagram van bezoeken per jaar sinds de inschrijving van het lid.

4c. Rapporten en attesten van een lid

Toegankelijk via de knop Rapporten / attesten van dit lid (knop nr. 6). Toont de volledige bezoekgeschiedenis en laat toe een aanwezigheidsattest af te drukken.

• 1 Aantal jaren — kies de periode (1 tot 5 jaar terug) en klik op Bevestigen.
• 2 Opmerking — optioneel veld dat in het attest wordt opgenomen.
• 3 Attest afdrukken — genereert en drukt het aanwezigheidsattest af voor de geselecteerde periode.

5. Bezoekers

De pagina Schutters > Bezoekers toont de niet-leden die de stand bezoeken in gezelschap van een lid. U kunt bezoekers toevoegen, wijzigen of verwijderen, en een bezoekersattest genereren.

Per bezoeker kunt u de gegevens raadplegen (naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, wapentype, bezoekdatum, begeleidend lid) en een bezoekersattest afdrukken.

6. Eendagsschutters

De pagina Schutters > Eendagsschutters beheert personen die toestemming hebben voor één schietdag. De werking is vergelijkbaar met bezoekers, maar met een specifiek "eendagsschutter"-attest.

7. Dagelijkse rapporten

De pagina Rapporten > Dagrapport laat toe de schietstandsessies voor een gekozen datum te raadplegen, af te drukken of te exporteren.

• 1 Datumkiezer — klik in het datumveld om de kalender te openen, kies de datum en klik op Bevestigen.
• 2 Snelzoeken — filtert direct op naam, wapentype of tijdstip.
• 3 Sessietabel — toont per sessie: naam van het lid, aankomsttijd, vertrektijd en gebruikte wapens.

Onder de tabel wordt een uurlijks frequentiediagram weergegeven. Het rapport kan worden afgedrukt via de knop Afdrukken.

8. Sessies zoeken

De pagina Rapporten > Sessies zoeken laat toe sessies te zoeken over een bepaalde periode, met filters op lid, wapen, datum enz.

9. Andere rapporten

Aanwezigheidsrapport

Beschikbaar als de functie Multi-stand aanwezigheid is ingeschakeld. Toont een overzicht van de aanwezigheid per lid over een periode.

Munitierapport

Beschikbaar als de functie Munitietelling is ingeschakeld. Twee versies beschikbaar:

• Globaal rapport — totaal munitie per wapentype over een periode.
• Rapport per lid — detail per lid.

Transitrapport / Toegangscontrole

Beschikbaar als de functie Toegangscontrole (DAC) is ingeschakeld. Toont de in- en uitgangen geregistreerd door de deurlezers, met tijdstip en geïdentificeerd lid.

10. Instellingen — Beheer

Toegankelijk via Instellingen > Beheer. Beheert de administratieve regels die op leden worden toegepast.

Validatiesleutelwoorden

De sleutelwoorden bepalen of de bijdragen en documenten van een lid in orde zijn. Het systeem vergelijkt het sleutelwoord in de ledenfiche met de lijst geldige sleutelwoorden die hier is ingesteld.

Automatische sluitingstijd

Bepaalt het tijdstip waarop alle openstaande sessies automatisch worden afgesloten (bv. sluitingstijd van de stand). Laat leeg om uit te schakelen.

Portaaltoegang

Beheer van de toegang tot externe portalen (federatie, enz.) vanuit de interface.

Naamgeving toegangspunten

Als toegangscontrole (DAC) is ingeschakeld, kunt u elke deurlezer hernoemen (bv. "Hoofdingang", "Gang stand A").

11. Instellingen — Ledeninterface

Toegankelijk via Instellingen > Ledeninterface. Configureert het gedrag van de terminal die leden gebruiken om zich te identificeren en hun schietstandsessies te registreren.

12. Instellingen — Club

Toegankelijk via Instellingen > Club. Beheert de identificatiegegevens van de club.

13. Instellingen — Documenten

Toegankelijk via Instellingen > Documenten. Personaliseert de inhoud van documenten gegenereerd door ShootLog.

Elk document kan worden bewerkt via een rijke teksteditor (WYSIWYG) door op de bijbehorende knop te klikken.

14. Wapentypen

Toegankelijk via Instellingen > Wapentypen. Toont alle beschikbare wapentypen in de club. U kunt een wapentype aanmaken, wijzigen of verwijderen.

• 1 Knop Nieuw — maakt een nieuw wapentype aan.
• 2 Snelzoeken — filtert de lijst op naam.
• 3 Wapenlijst — toont naam (en categorie indien ingeschakeld) met knoppen Bewerken en Verwijderen.

15. Communicatie

E-mails versturen naar leden

Toegankelijk via het Envelop-icoon in de bovenste navigatiebalk, daarna Bericht sturen per e-mail. Een venster opent voor het opstellen van een e-mail voor een groep leden (gefilterd op bijdrage, status, enz.).

Interne berichten

Als de berichtenfunctie is ingeschakeld, toont het envelop-icoon een rode badge met het aantal ongelezen berichten. De pagina Berichten toont alle ontvangen berichten.

Berichtengeschiedenis

De pagina Berichtengeschiedenis (via het envelop-menu) toont de geschiedenis van alle naar leden verstuurde berichten.

16. Ledenkaarten afdrukken

ShootLog heeft een afdrukmandje voor ledenkaarten. Vanuit de fiche van elk lid kunt u de kaart aan het mandje toevoegen. Het kaartpicogram (bovenste balk) toont het aantal kaarten in de wachtrij.

Via dit menu kunt u:

• Geselecteerde kaarten afdrukken — opent de afdrukpagina met alle kaarten uit het mandje.
• Lijst leegmaken — wist het mandje zonder af te drukken.

17. Back-up van de database

De back-upwidget is bereikbaar via de rechter zijbalk van het startscherm. De datum van de laatste manuele back-up wordt weergegeven.

Klik op Manuele back-up om een volledige kopie van de ShootLog-database te downloaden.

Deel 2 — Procedures

P1. Een lid zoeken

1. Ga naar Schutters > Leden.
2. Typ in de Snelzoekzone (rechtsboven in de tabel) het nummer, de voornaam, de naam of het bijdragesleutelwoord van het lid.
3. De lijst filtert direct. Klik op Bekijken/bewerken om de ledenfiche te openen.

P2. Nieuw lid aanmaken (manueel)

1. Ga naar Schutters > Leden en klik op Nieuw lid (of gebruik het menu Snelkoppelingen).
2. Een lege fiche verschijnt. Vul de verplichte velden in: naam, voornaam, geboortedatum, adres.
3. Vul de secties Contactgegevens, Profiel (bijdrage, rol) en Federatie (SBS) in.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Na het opslaan wordt automatisch een identificatienummer toegewezen en een barcode gegenereerd.

P3. Nieuw lid aanmaken via de eID-lezer

1. Ga naar Schutters > Leden en klik op Nieuw lid.
2. Steek de identiteitskaart van het lid in de kaartlezer en open de inhoud in eid-viewer.
3. Klik in eid-viewer op de foto van de identiteitskaart en sleep ze (drag & drop) naar de fotozone van de ledenfiche in ShootLog. De identiteitsgegevens worden automatisch ingevuld.
4. Vul de resterende velden manueel in (e-mail, telefoon, bijdrage, SBS…).
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

P4. Foto van een lid toevoegen of wijzigen

1. Open de ledenfiche.
2. Klik op de fotozone (linksboven in de fiche).
3. Selecteer het afbeeldingsbestand op uw computer.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

P5. Een lid deactiveren of verwijderen

1. Open de ledenfiche.
2. Klik op Dit lid deactiveren en bevestig.
3. Of klik op Dit lid verwijderen voor definitief verwijderen en bevestig. Deze actie is onomkeerbaar.

P6. De ledenfiche wijzigen

1. Zoek en open de ledenfiche (zie P1).
2. Pas de gewenste velden aan in de sectie Bewerken (onderste deel van de fiche).
3. Klik op Wijzigingen opslaan. Datum en auteur van de wijziging worden automatisch geregistreerd.

P7. Sportschutterslicentie (SBS) beheren

De SBS wordt beheerd in de sectie Federatie van de ledenfiche.

Van voorlopige naar definitieve SBS

1. Open de ledenfiche.
2. Vink in de sectie Federatie de optie Definitief aan (en verwijder het vinkje bij Voorlopig).
3. Geef de geldigheidsdatum op.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

SBS verlengen

1. Open de ledenfiche.
2. Werk de geldigheidsdatum bij in de sectie Federatie.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.

P8. Wapens van een lid toevoegen of wijzigen

1. Open de ledenfiche en klik op Wapen(s) van dit lid (knop nr. 4).
2. Om een wapen toe te voegen: selecteer het in de keuzelijst en klik op Toevoegen.
3. Om een wapen te verwijderen: klik op het verwijdericoon naast het wapen.

P9. Een sessie individueel afsluiten

1. Ga naar het Startscherm.
2. Zoek de rij van het lid wiens sessie u wilt afsluiten in de tabel Lopende sessies.
3. Klik op de knop Afsluiten rechts van de rij.
4. De sessie is onmiddellijk gesloten en verdwijnt uit de tabel.

P10. Alle lopende sessies afsluiten

1. Ga naar het Startscherm.
2. Klik op de knop Alles afsluiten onderaan de tabel met lopende sessies.
3. Bevestig de actie in het bevestigingsvenster.

P11. Een bezoeker toevoegen

1. Ga naar Schutters > Bezoekers of gebruik Snelkoppelingen > Nieuwe bezoeker.
2. Vul de gegevens van de bezoeker in: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, wapentype, begeleidend lid.
3. Klik op Opslaan.
4. Om een bezoekersattest te genereren, klik op Attest afdrukken in de bezoekerfiche.

P12. Een eendagsschutter toevoegen

1. Ga naar Schutters > Eendagsschutters of gebruik Snelkoppelingen > Nieuwe eendagsschutter.
2. Vul de vereiste gegevens in.
3. Klik op Opslaan.
4. Druk indien nodig het specifieke "eendagsschutter"-attest af.

P13. Een aanwezigheidsattest afdrukken

1. Open de ledenfiche.
2. Klik op Rapporten / attesten van dit lid (knop nr. 6).
3. Kies de periode (aantal jaren).
4. Voeg een opmerking toe indien gewenst (optioneel).
5. Klik op Attest afdrukken.

P14. Een wapentype aanmaken of wijzigen

Aanmaken

1. Ga naar Instellingen > Wapentypen.
2. Klik op Nieuw.
3. Geef de naam van het wapentype op (en categorie indien ingeschakeld).
4. Klik op Opslaan.

Wijzigen

1. Ga naar Instellingen > Wapentypen.
2. Klik op Bewerken naast het te wijzigen wapentype.
3. Breng de wijzigingen aan en klik op Opslaan.

P15. Sleutelwoorden instellen (bijdrage, CGB, medisch certificaat)

1. Ga naar Instellingen > Beheer.
2. Werk in de sectie Validatiesleutelwoorden de lijsten van geldige sleutelwoorden bij voor elk documenttype.
3. Voorbeeld voor bijdrage: vervang P2025 door P2025 P2026 om beide jaren te aanvaarden.
4. Vink Leden in gebreke blokkeren al dan niet aan, naargelang het clubbeleid.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

P16. De automatische sluitingstijd wijzigen

1. Ga naar Instellingen > Beheer.
2. Geef in het veld Automatische sluitingstijd het gewenste tijdstip op (formaat UU:MM, bv. 22:00).
3. Laat het veld leeg om de automatische sluiting uit te schakelen.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

P17. Het dagrapport afdrukken

1. Ga naar Rapporten > Dagrapport.
2. Selecteer de gewenste datum.
3. Klik op Afdrukken.

P18. Een e-mail sturen naar leden

1. Klik op het Envelop-icoon in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik op Bericht sturen per e-mail.
3. Selecteer in het venster de ontvangers (filters op bijdrage, status, enz.).
4. Schrijf het onderwerp en de inhoud van het bericht.
5. Klik op Versturen.

P19. Ledenkaarten afdrukken

1. Open de fiche van het lid wiens kaart u wilt afdrukken.
2. Klik op de knop Toevoegen aan afdrukmandje (of het kaartpicogram).
3. Herhaal voor elk gewenst lid.
4. Klik op het Kaart-icoon in de bovenste navigatiebalk om het mandje te bekijken.
5. Klik op Geselecteerde kaarten afdrukken.

P20. Het beheerderwachtwoord wijzigen

1. Klik op het Gebruiker-icoon (👤) in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik op Wachtwoord wijzigen.
3. Geef uw huidig wachtwoord op, daarna het nieuwe wachtwoord tweemaal.
4. Het nieuwe wachtwoord moet minstens 8 tekens bevatten, waarvan minstens één letter en één cijfer.
5. Klik op Opslaan.